החורף לא מזמן הגיע אלינו, באיחור אופנתי המאפיין אותו בשנים האחרונות. כל שנה אנחנו מתכוננים לחורף, מודעים לכך שהוא עומד להגיע וחלקנו גם מצפים לו. למרות זאת, כל שנה, איכשהו, הוא מצליח להפתיע אותנו מחדש, יכול להיות שהוא נראה אחרת בגלל שינויי אקלים, יכול להיות שאנחנו קצת אחרת בכל שנה, בכל מקרה, לא משנה מתי או איך הוא מגיע - החורף הוא תקופה של שינוי בלתי נמנע, המחייב אותנו להסתגל אליו. בדומה לעונת החורף, גם שעות המפגשים מעוגנים במועדים קבועים, אך הם יכולים לזוז מעט קדימה או אחורה בהתאם לנסיבות. במפגשים שלנו אין מערכי שיעור מובנים ידועים מראש כמו עונות השנה, התוכן והפעילויות נוצרים תוך כדי וביחד עם המשתתפים. אבל איך זה בעצם עובד? איך מקיימים מפגש בלי לתכנן אותו? ואיך המשתתפים חווים את היותם חלק מהתכנון? השבוע אנסה לענות על השאלות האלו דרך הקבוצה של רון ושי (שמות בדויים).
אחד מן המרכיבים החשובים בתכנון המפגש אצל רון הוא תחושת הבטן. לדוגמא, באחד ממפגשי הצוות רון ושי שוחחו ביניהם על התחושות שעלו להם בעקבות שינוי העונות והמעבר בין הקיץ לחורף או הסתיו ועל כך שבתקופה זו מגיע הגשם הראשון. רון חשב שאם התחושות הללו עלו אצל שניהם, אז יכול להיות שגם המשתתפים חשים את השינוי בחילוף העונות וכל מה שהוא מביא איתו. רון ושי החליטו ביחד, לשנות את המפגש. שי הכינה מצגת חדשה וביחד הם דיברו בעזרת שאלות ושיח עליהן עם המשתתפים על 'פעמים ראשונות': על הגשם הראשון ועל תקופות של שינוי. לדוגמא, הם שאלו את המשתתפים איך השינויים האלו גורמים להם להרגיש, ואיך הם מרגישים לגבי הגשם הראשון? האם יש להם העדפה לקיץ או חורף? לאחר מכן, המדריכים הרחיבו את הנושא ל'פעמים ראשונות' בכלל וביקשו מהמשתתפים לשתף בחוויה של 'פעם ראשונה'. משאלה על זיכרון, המדריכים המשיכו לשאלות על דמיון ושאלו 'אם הייתם יכולים לדמיין איזה גשם שתרצו, איזה גשם הייתם רוצים שירד ולמה? בעקבות השאלות האלו התפתח שיח על החשיבות של דמיון ועל היכולת לדמיין.
הזרימה לפי תחושת הבטן בתוך המפגשים של רון ושי שלובה יחד עם מספר עוגנים. עוגן כזה בא לידי ביטוי לדוגמא כאשר רון מציין בכל מפגש את השעה בה המפגש עתיד להסתיים, מכיוון שלטענתו גם אם הילדים מאוד נהנים במפגש, הם חווים מועקה אם אין הגדרת זמן ברורה לסיום המפגש. דוגמא אחרת, היא כי מתחילים כל מפגש בצ'ק אין, וסוגרים אותו בצ'ק אאוט, זאת אומרת, פותחים וסוגרים את המפגש בשאלה מסוימת שמפנים למשתתפים. באחד מן המפגשים, הקבוצה שיחקה מאפיה, אבל שחר (שם בדוי) לא רצה לקחת חלק במשחק באותו זמן. רון שאל אותו אם הוא היה רוצה בכל זאת להישאר ולצפות, כלומר להסתכל מהצד ושחר ענה שכן. אחרי סיבוב מאפייה אחד נשארו עוד כ-40 דקות, אז המדריכים שאלו את הילדים אם היו רוצים לעשות סבב נוסף במשחק. הם ענו שלא מכיוון שאין מספיק זמן לסבב ולצ'ק אאוט. רון ושי שלפו באותו רגע את תוכנית הגיבוי שלהם, סרטון שעליו סיכמו מבעוד מועד. בסרטון הוצג ירק אשר חוררו אותו בצורה כזו שאפשר לנגן עליו. המדריכים שאלו את המשתתפים אם לדעתם הסרטון אמיתי או לא? שחר, שבחר שלא להשתתף במשחק מאפייה בצורה אקטיבית, התלהב מאוד מהסרטון, והתחיל לדבר ולשתף את כל הקבוצה בדעתו, הוא הסביר והוכיח לכולם שהסרטון לא יכול להיות אמיתי. בצ'ק אאוט שי שאלה איך היה למי שהשתתף במשחק או איך היה למי שלא השתתף? כלומר, שאלת הצ'ק אאוט נתנה הכרה ומקום לשתף גם בחוויה של צורת ההשתתפות בה בחר שחר. המשתתפים שיתפו וענו שהם נהנו.
אם כן, אין תשובה אחת או נוסחת קסם לתכנון מפגשים שאינם מובנים מראש. בקבוצה של רון ושי, הם מקיימים מפגשי צוות כל שבוע ודנים בתכנים שיועברו במפגשים, ברעיונות המעלים הילדים עצמם וכן הם מכינים תוכנית גיבוי, למקרה שהם יצטרכו לשלוף אותה בעת הצורך. יחד עם זאת, הם גם קשובים לתחושותיהם, לצרכיהם של המשתתפים, ומקשיבים אחד לשניה.